W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies. Kontynuując przeglądanie strony, wyrażasz zgodę na używanie przez nas plików cookies. Dowiedz się więcej tutaj
X

Księgarnia PWN

   

   

   

   

   

   

   

   

.

.

Bezpłatny newsletter


Analityk systemów – wybór narzędzia

Analityk systemów – wybór narzędzia

Proces selekcji i wdrożenia narzędzi wspierających czynności inżynierii wymagań w organizacji jest bardzo ważną częścią pracy analityka systemów. Jakie są podstawowe czynniki, które należy uwzględnić przy wyborze narzędzi oraz ryzyka związane z wdrożeniem narzędzi bez uprzedniej analizy potrzeb i możliwości? Odpowiedzi udziela Karolina Zmitrowicz w „Analityku systemów”. Dzięki tej publikacji dowiecie się Państwo, jak wyjaśnić czynniki, które należy rozważyć przy wyborze narzędzia dla inżynierii wymagań oraz jak wyjaśnić proces wprowadzenia narzędzia w organizacji.

Decyzja o wprowadzeniu narzędzia wspierającego proces inżynierii wymagań powinna zapaść przed rozpoczęciem projektu, w którym to narzędzie ma być używane. Wprowadzenie narzędzia już podczas wytwarzania produktu lub w trakcie realizacji etapów analizy wymagań może zmniejszyć ogólną wydajność procesu, ponieważ może spowodować chaos i konieczność wykonywania zbędnych czynności.

Wprowadzenie narzędzia powinno być wynikiem wnikliwej analizy potrzeb dotyczących funkcjonalności oczekiwań względem narzędzia. Analiza taka powinna obejmować porównanie różnych narzędzi dostępnych na rynku z wykorzystaniem ustalonych wcześniej kryteriów porównania. Kryteria takie mogą obejmować:

  • wymagany zestaw funkcji oferowanych przez narzędzie;
  • umiejętność komunikacji i wymiany danych z innych narzędziami wykorzystywanych w ramach danej organizacji;
  • warunki licencji;
  • koszt zakupu licencji;
  • pomoc i wsparcie;
  • dokumentacja użytkownika;
  • łatwość obsługi.

Analiza przeprowadzane przed wybraniem narzędzia powinna również uwzględnić następujące ogólne zagadnienia:

  • ocenę dojrzałości organizacyjnej, w tym analizę mocnych i słabych stron oraz identyfikację możliwości poprawy procesu inżynierii wymagań, który ma być wspierany przez narzędzia; do wykonania tej oceny może służyć analiza SWOT;
  • uzasadnienie koncepcji (ang. Proof-of-concept) przez ocenę wstępnie wybranego narzędzia, która może być przeprowadzona w formie projektu pilotażowego. Celem uzasadnienia koncepcji powinno być określenie użyteczności narzędzia dla określonego procesu inżynierii wymagań w obecnej infrastrukturze organizacji. Ocena taka może doprowadzić do określenia potencjalnych zmian, które należy wprowadzić do istniejącej infrastruktury lub do samego procesu inżynierii wymagań;
  • oszacowanie ROI (ang. Return of investment) na podstawie konkretnego biznesplanu, który powinien obejmować analizę wszystkich kosztów związanych z wprowadzeniem narzędzia oraz wszystkie potencjalne korzyści wynikające z korzystania z narzędzia, zarówno finansowe, jak i niefinansowe. Należy ponadto rozważyć czynniki, takie jak: czy narzędzie ma być używane tylko w jednym konkretnym projekcie, czy przez wszystkie/większość projektów;
  • integrację narzędzia do inżynierii wymagań z innymi niezbędnymi narzędziami (np. systemem kontroli wersji lub systemem do zarządzania defektami);
  • wymagania dotyczące komunikacji między narzędziem do inżynierii wymagań a narzędziami używanymi przez organizację klienta. W wielu przypadkach klient realizuje prace związane z analizą wysokopoziomową, w tym opracowuje modele procesów biznesowych i oczekuje, że dostawca przekaże mu wyniki szczegółowej analizy wymagań. Wyniki te powinny być zatem dostarczone w formie, która będzie kompatybilna z możliwościami narzędzi klienta;
  • łatwość używania i nauki, dostępność pomocy online, podręczników itp., ponieważ ich brak może spowodować potencjalne koszty szkoleń i coachingu.

Wprowadzenie nowego narzędzia do organizacji powinno być poprzedzone realizacją projektu pilotażowego. Typowe cele pilotażu mogą być następujące:

  • poznanie narzędzia od strony praktycznej;
  • ocena dopasowania narzędzia do istniejących procesów i praktyk oraz ustalenie potencjalnych obszarów wymagających zmian;
  • ustalenie i podjęcie decyzji dotyczących standardowych sposobów użycia, zarządzania, przechowywania danych i utrzymania narzędzia oraz zarządzanych za jego pomocą zasobów inżynierii wymagań.

Warto zauważyć, iż projekty pilotażowe obniżają ryzyko wprowadzenia narzędzi. Wdrożenie narzędzia, jeśli będzie wykonane w pośpiechu i bez właściwej analizy, może spowodować wysokie koszty:

  • wybór narzędzia, które nie spełnia wymagań interesariuszy i postawionego przed nim celu;
  • zakup drogich narzędzi, które są używane tylko w jednym projekcie lub zakup drogich narzędzi, jeśli dostępne są darmowe narzędzia o podobnej funkcjonalności;
  • koszty szkoleń w przypadku wyboru narzędzia bez wystarczającego systemu pomocy (szczególnie, gdy od narzędzia oczekuje się tylko podstawowych funkcji);
  • koszty rozszerzenia narzędzia o dodatkowe, wymagane przez przyszłych użytkowników funkcje, które aktualnie nie są przez nie obsługiwane, a były w innych dostępnych na rynku narzędziach;
  • koszty integracji z innymi narzędziami używanymi w organizacji.

Ogólne czynniki sukcesu procesu wdrażania narzędzia są następujące:

  • dostosowanie i poprawa procesów w celu uzyskania zwiększonej efektywności przy użyciu narzędzia;
  • stopniowe wdrożenie narzędzia do organizacji;
  • zapewnienie szkoleń i doradztwa dla nowych użytkowników, w tym określenie wytycznych dotyczących używania narzędzia;
  • realizacja pilotażu mającego na celu przetestowanie narzędzia i zebranie informacji o sposobie jego użycia w rzeczywistych warunkach projektowych (obejmuje to zgromadzenie wskaźników i doświadczeń);
  • monitorowanie sposobu korzystania z narzędzi i wynikających z tego korzyści.

 

Źródło: K. Zmitrowicz, Analityk systemów. Przygotowanie do egzaminu z inżynierii wymagań, PWN, Warszawa 2015.

 

Partnerzy